Zorgsystemen voor kwaliteit, veiligheid / Arbo en milieu |
 Introductiepagina |
Inleiding
KVM consult kan u ondersteunen en adviseren bij het opzetten, implementeren, onderhouden, aanpassen én verbeteren van zorgsystemen, bijvoorbeeld op het gebied van:- Kwaliteitszorg (ISO 9001:2000)
- Veiligheid (VCA* / VCA** / VCU)
- Arbomanagement (OHSAS 18001)
- Milieuzorg (ISO 14001)
Visie op zorgsystemen
Met betrekking tot zorgsystemen wordt vaak gesteld dat een zorgsysteem geen confectiepak is maar bij het bedrijf moet passen als een maatkostuum. Op zich een goed streven, echter indien we deze beeldspraak volgen, blijkt dat het merendeel van de maatkostuums niet langer dan noodzakelijk wordt gedragen en bij thuiskomst veelal snel wordt omgewisseld voor gemakkelijkere kleding waarin men zich prettiger voelt en vrijer kan bewegen. Dit is dan ook de reden dat KVM consult er naar streeft om, binnen de randvoorwaarden van de desbetreffende norm, zorgsystemen op te zetten die enerzijds zijn afgestemd op de aard en complexiteit van de bedrijfsprocessen en anderzijds de gebruikers optimale bewegingsvrijheid bieden en zeker niet "knellen".Verder is KVM consult van mening dat een zorgsysteem niets meer (en niets minder) is dan een hulpmiddel voor een gestructureerde bedrijfsvoering, waarmee processen worden beheerst en doelen worden bereikt. Belangrijk is dat dit zowel door het management als door de medewerkers wordt onderkend en geaccepteerd, aangezien anders het risico bestaat dat na verloop van tijd de bedrijfsprocessen en het zorgsysteem zich van elkaar verwijderen en zich ontwikkelen tot parallelle processen. In dit stadium levert het zorgsysteem geen functionele bijdrage meer aan de bedrijfsvoering en wordt door het bedrijf veelal gezien als een overbodige (administratieve) last.
Bij het opzetten en implementeren van een zorgsysteem wordt door KVM consult dan ook veel aandacht besteed aan de integratie van het zorgsysteem met de bedrijfsvoering. Door een intensieve samenwerking met zowel het management als de medewerkers van het bedrijf wordt zorggedragen voor een juiste procesbeschrijving die ondersteund wordt door de betrokkenen. Ook na implementatie en eventuele certificatie dient geborgd te worden dat het zorgsysteem een integraal onderdeel blijft vormen van de bedrijfsvoering. Desgewenst kan KVM consult zorgdragen voor een adequate bewaking van het zorgsysteem, bijvoorbeeld in het kader van een onderhoudsovereenkomst. Meer informatie hierover treft u bij "onderhoud".
Praktische aanpak bij het opzetten van een zorgsysteem
Bij het opzetten of verbeteren van een zorgsysteem wordt in eerste instantie bepaald welke kritische en ondersteunende processen binnen het zorgsysteem geborgd moeten worden. Vervolgens wordt de vorm van het zorgsysteem overeengekomen. Veelal zal een zorgsysteem bestaan uit drie onderdelen, te weten:- een handboek met een beknopte omschrijving van het zorgsysteem
- een procedureboek met onderscheid tussen het primair proces en ondersteunende procedures
- bijlagen in de vorm van formulieren etc.
Voor het beschrijven van processen wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van flowcharts of stroomdiagrammen. Een flowchart is een grafische weergave van de belangrijkste stappen en keuzemomenten binnen een proces. Hiernaast worden de input en output voor te onderscheiden processtappen weergegeven alsmede de eventuele onderlinge relaties met andere processen. De flowcharts worden voorzien van een beknopte tekstuele toelichting waarin de bij het proces betrokken personen of de te hanteren controlepunten worden vermeld.
Door het gebruik van flowcharts ontstaan compacte zorgsystemen die desgewenst geschikt kunnen worden gemaakt voor plaatsing op een netwerk. Dit is met name een optie voor bedrijven waarvan het merendeel van de medewerkers beschikt over een computer met netwerkaansluiting. Optioneel kunnen handboeken in html worden opgesteld.
Indien een bedrijf de voorkeur heeft voor een klassiek handboek met beschrijvende procedures, kan KVM consult ervoor zorgen dat een goed leesbaar handboek ontstaat met een logische structuur en duidelijke teksten die door alle betrokkenen worden begrepen.
Onderhoud van zorgsystemen
Na implementatie en certificering kan KVM consult desgewenst zorgdragen voor het onderhouden en up-to-date houden van uw zorgsysteem. Tevens kan KVM consult interne audits verzorgen en bijvoorbeeld het management ondersteunen bij de directiebeoordeling. Ook kunnen medewerkers worden ondersteund bij het uitvoeren van de uit het systeem voortvloeiende taken, zoals bijvoorbeeld het omgaan met klachten en afwijkingen, het doorvoeren van verbeteringen alsmede met het meten van de klanttevredenheid.Onderhoud van het zorgsysteem vindt plaats op basis van een onderhoudsovereenkomst. Hiermee wordt geborgd dat terugkerende werkzaamheden tijdig worden verricht. Tevens is op afroep ondersteuning beschikbaar.